Si vous êtes un dirigeant d’entreprise, vous avez peut-être l’impression de crouler sous le poids de tâches qui ne sont pas toujours pertinentes.

Sachez que grâce à votre site internet et aux bons outils, vous avez très certainement la possibilité d’automatiser une partie de ces tâches et d’économiser un nombre considérable d’heures, pour les consacrer à des activités plus importantes.

Par exemple, Cette entreprise d’immobilier a réussi à économiser près de 2h par jour en automatisant son site.

Découvrez dans cette article les domaines dans lesquels vous pouvez vous aussi économiser du temps, grâce à votre site web !

1- Temps passé au téléphone réduit

L’absence de site web pour votre entreprise implique que le principal moyen pour vous contacter soit votre numéro de téléphone, cela implique deux choses : la nécessité de devoir répondre en permanence au téléphone, et une durée des appels  plus longue.

Un site internet qui informe efficacement vos clients potentiels, et qui offre la possibilité de vous contacter facilement par mail par exemple, offre la garantie que votre téléphone sonne moins souvent et que les appels soient beaucoup moins longs.

En cas d’appel manqué, vous pourrez sur votre message de répondeur renvoyer les clients vers votre formulaire de contact, ou vers votre FAQ au cas où ils aient des questions.

Vous avez également la possibilité de fournir un support ou un service après-vente sur votre site internet, grâce à des outils comme les LiveChats qui peuvent répondre automatiquement aux questions les plus courantes.

2- Automatisation des rendez-vous

Si vous dirigez une entreprise de service, alors les rendez-vous physiques ou téléphoniques font partie de votre quotidien. D’où l’intérêt de faciliter leur mise en place:

Plutôt que de passer par des échanges de mails interminables ou d’innombrables appels pour fixer un rendez-vous, vous avez désormais la possibilité d’automatiser ce processus grâce à des outils comme Calendly :

Les visiteurs de votre site internet, plutôt que de vous appeler ou de vous envoyer un mail, auquel vous devrez répondre pour tenter de fixer un horaire convenable, pourront directement apercevoir les créneaux durant lesquels vous êtes disponible, et fixer un rendez-vous instantanément sans qu’un seul échange n’ait eu lieu.

En plus d’augmenter le taux de conversion de votre site web, c’est parfait pour fluidifier la communication entre vous et vos collaborateurs, clients, etc…

3- Automatisation des processus de vente

Si votre entreprise propose des services standardisés, sachez qu’il est possible d’automatiser la vente du premier contact jusqu’à l’achat sans aucun email ni appel superflu.

Par exemple, si vous vendez une prestation à un prix fixe, vous pouvez très bien :

• Proposer la prestation sur votre site web et donner la possibilité au visiteur de recevoir un devis
• Si le visiteur est intéressé, envoyer le devis avec la possibilité de signer et payer en ligne
• Envoyer une facture une fois que le paiement est reçu
• Envoyer au client tous les documents nécessaires
• Fixer un premier entretien
• Etc…

Le tout sans aucune intervention de votre part.

Logiciels de facturation, CRMs, processeurs de paiements… Le tout peut être savamment coordonné avec votre site internet afin que l’expérience de vente soit fluide, agréable pour le client, et surtout : non chronophage.

4- Meilleure communication avec vos clients

Comme on l’a vu, l’acquisition de nouveaux clients ainsi que le support peuvent être en grande partie automatisés.

Mais de manière générale, votre site web peut permettre une communication beaucoup plus efficace avec vos clients, notamment au travers des “espaces clients” sur votre site.

Grâce à ces derniers, vous pouvez échanger facilement des documents, limiter les échanges de mails et les appels téléphoniques, et éviter que les informations importantes ne se perdent dans de longs échanges de mails.

C’est aussi un bon moyen pour récupérer efficacement des documents ou du contenu de la part de vos clients, de manière claire et rapide.

Les espaces clients sont d’autant plus efficaces lorsqu’ils sont synchronisés avec des outils externes (Gmail, Slack, Google Drive…)

Et en plus de vous permettre de gagner du temps, disposer d’un espace client vous permet de moderniser votre pratique, de les fidéliser et des vous différencier de vos concurrents.

5- Meilleure communication avec vos (futurs) employés

Comme pour l’acquisition de nouveaux clients, l’acquisition de nouveaux employés peut être très chronophage.

Et là aussi, votre site web a son rôle à jouer.

Vous pouvez par exemple proposer différents formulaires pour différents postes à pourvoir, dans lequel le candidat va pouvoir mettre son CV et sa lettre de motivation.

Vous pouvez, lorsqu’un nouvel employé rejoint vos rangs, le placer automatiquement dans vos différents espaces (Slack, intranets, groupes facebook, etc…) et déclencher une série d’e-mails automatiques pour faciliter son intégration.

Grâce à un intranet personnalisé, vous pourrez également simplifier la communication avec vos employés en facilitant l’accès à des documents importants (organigrammes, annuaires, forums des nouvelles, gestion de projet…).

6- Synchronisation des réseaux sociaux

Publier sur Twitter, puis sur Linkedin, puis sur Facebook, puis sur son propre site… Peut vite être redondant et demander un investissement en temps conséquent.

Pourtant, le rôle des réseaux sociaux est de plus en plus important et n’est certainement pas à négliger.

Heureusement, vous pouvez là aussi faire de votre site web un élément central de la publication de vos contenus, et le synchroniser à tous vos réseaux sociaux.

Par exemple, vous pouvez créer des actualités ou des articles de blog, les planifier à l’avance et faire en sorte que dès qu’un article est publié, un post soit créé sur le ou les réseaux sociaux de votre choix.

Cet article ne présente qu’une infime partie de ce qu’il est possible de faire pour automatiser votre activité via votre site web, et ainsi vous économiser de précieuses heures.

Le rôle d’un site web dans l’acquisition de nouveaux clients,  l’établissement d’une image de marque et la crédibilité d’une entreprise n’est plus à démontrer.

Mais il m’a paru important de parler de l’aspect “boosteur de productivité” qui à mon sens est bien moins connu des entrepreneurs.

Vous êtes dirigeant d’une entreprise ? Il y a certaines tâches dont vous aimeriez vous débarrasser ? Faites-le savoir en commentaire !

Japhet SITUMONANA